税理士　名古屋／名古屋市西区の清水隆広税理士事務所

はじめに

こんにちは、名古屋の税理士、清水税理士事務所です。

みなさんの会社では経費精算に小口現金をお使いでしょうか？
経理担当の方が残高のチェックや経費の精算に時間を取られてお困りではないですか？
今回は経理の効率化につながる、小口現金を廃止して振込に統一する方法を紹介いたします。

小口現金による精算

小口現金とは、日々の細かな支払いや、従業員の経費精算などのために会社に用意しておく現金のことです。
小口現金は、入出金のたびにその内容を出納帳に書き込み、毎日の業務終了後は残高を数えて会計帳簿と一致しているかを確認しなければいけません。
金額が合わない場合、もう一度数え直したり、領収書とチェックしたりと、僅かな額のためにどれだけの時間を費やしたのかと苦い思い出がある方も多いことでしょう。

この経費精算作業にもコストがかかっています。
たとえば100円の備品代の精算をするのに、経理担当が5分間かかったとします経理社員の月給が40万円であるなら約200円のコストが発生してしまいます。
この精算コストは年間で考えるとバカになりません。

経費精算を1ヶ月に1回にする

会社の小口現金を廃止して、経費精算を1ヶ月に1回にすることにより経理担当、社員の負担は軽くなります。

具体的には次のように行います。

経理担当は経費精算申請書のファーマットを作成します。
従業員は1か月分の領収書を取引内容ごとに経費精算申請書に記入します。
取引内容ごとに集計して合計金額を記入する。書き終わった領収書はこの用紙の裏に貼ってもらいます。
あとは、締め日と提出期限を決めてやってもらうだけです。

会社は、従業員が立て替えた経費を給料とともに支払います。給料明細に立替経費の項目を追加すると良いでしょう。
すでに給料振込はどの会社でも行っているので、そこに立替経費をプラスするだけなので新たな作業は発生しません。

これで、毎日やっていた経費精算が、毎月決まった日に集中して処理でき、管理が面倒だった小口現金をやめることが出来ます。

立替が出来ない場合

出張が多く、社員で立て替えることが大変な場合には、仮払い制度を続けても良いでしょう。
仮払いする時にも金額を社員の個人口座に振り込み、出張精算が終わってから余ったお金があるときは、会社の口座に返金してもらえば会社で現金を扱う必要が無くなります。

おわりに

経理の仕事は決まった作業が多いものです。
前からやっていることだから、という作業でも効率化することは可能です。ご興味をもたれた方は是非一度お試し下さい。

最後まで読んで頂きましてありがとうございます。
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名古屋の税理士、清水税理士事務所でした。

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