税理士　名古屋／名古屋市西区の清水隆広税理士事務所

はじめに

こんにちは、名古屋の税理士、清水税理士事務所です。

皆さんは経理を行う時に手書きの伝票を使っていらっしゃいますか？
多くの会社やフリーランス、個人事業主の方は毎日伝票を手書きして経理している事だと思います。
今回は、手書き伝票の廃止により、経理業務を効率化することを提案いたします。

手書き伝票での業務

手書き伝票を採用している場合の経理業務の流れは、こうなります。

領収書や請求書などの書類を見て、伝票を手書きで作成
　　↓
作成した手書き伝票をもとに、会計ソフトに入力

1つの情報について、伝票の作成、会計ソフトに入力と手間を2回かけていることになります。

手書き伝票を廃止する方法

手書き伝票を廃止する方法は難しくありません。領収書や請求書などから、手書き伝票を経由しないで、会計ソフトに直接入力すればいいのです。

手書き伝票を廃止した場合の経理業務の流れは、こうなります。

領収書や請求書などをもとに、会計ソフトに入力する

1つの情報について、手間をかける回数は、会計ソフトに入力する1回だけで済みます。
たったこれだけのことですが、経理の効率化にはかなりの効果があります。

なぜ手書き伝票を廃止できないのか

手書き伝票をやめることによる経理の効率化はわかっていながら、なかなか廃止できない会社もあります。手書き伝票をやめられないのは、2つの不安があるからと考えられます。
それは、習慣を変更する不安と入力の根拠が無くなる不安です。

経理の習慣を変更する不安について

仕事の習慣を変えるのは、同じやり方を長くやってきた人ほど大変です。
その業務を行っている本人にとっては自分の存在意義にも関わってくるので、業務を廃止されては困ると考える人も少なくありません。
取引を伝票に書くことにより、会計を体で覚えたり、記憶に強く残るという人もいるでしょうが、ＩＴの発達により単純な業務は人間のスキルや記憶に頼らなくても良くなりました。
単純作業は会計ソフトにまかせることにより、経理部門はその他の付加価値のある業務にスキルや時間をつかう事が出来るようになります。
導入には、担当者の意見を聞きつつ、ある程度は社長のトップダウンが必要となるでしょう。

入力の根拠資料が無くなる不安について

手書き伝票をやめることによって、会計ソフトの入力根拠資料が無くなるのは困るという人もいます。しかし、元データが手書きである必要はありません。
必要であれば、コンピュータに入力したデータを伝票形式で印刷し、根拠となった請求書や領収書などと一緒に保管しておけば良いでしょう。
また、どうしても振替伝票の形式で見たいのであれば、伝票を印刷して今までどおり綴じておいてもかまいません。慣れてくれば、紙の伝票は見なくなります。
取引の検索や集計などは、コンピュータのほうが便利で簡単だからです。

おわりに

経理の業務はルーティン化しがちですが、今やっている業務が本当に必要なのかを見直すことは大事です。
前任者から引き継いで何となくやっている作業などはありませんか？
経理の効率化を進めることにより、経理部門は資金繰りや経営分析などの経営に役立つ情報作成に時間が取れるようになります。
顧問税理士がいる場合には是非相談して経理の合理化を図って下さい。

最後まで読んで頂きましてありがとうございます。
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名古屋の税理士、清水税理士事務所でした。

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